Gambaran Umum
Alur Proses End-to-End
Berikut alur proses bisnis OtosmartERP dari awal hingga akhir. Ikon 🤖 menandakan fitur AI tersedia di tahap tersebut.
Forecast
SALES / PPIC
🤖 AI Forecast
Sales Order
SALES
🤖 AI OCR PO
Production Plan
PPIC
🤖 AI Suggest Plan
Material & PO
PPIC & PURCHASING
🤖 AI Purchase + Supplier
Produksi (WO)
PRODUCTION / SMT
🤖 AI Monitor + Defect
Finish Goods
WAREHOUSE / FGM
🤖 AI Placement
Delivery Order
WAREHOUSE / FGM / SALES
🤖 AI Grouping + Courier + Risk
Invoice
SALES / FINANCE
🤖 AI Draft + Anomaly + Risk
Jurnal & Laporan
FINANCE
🤖 AI Categorize
Ringkasan: Siapa Mengerjakan Apa?
| # | Tahap | Proses | Group / Bidang |
|---|
| 1 | Forecast | Perkiraan permintaan customer | SALES, PPIC |
| 2 | Sales Order | Pesanan resmi dari customer | SALES |
| 3 | Production Plan | Jadwal produksi harian per line | PPIC, PPIC SMT |
| 4a | Material Requirement | Hitung kebutuhan material | PPIC |
| 4b | Purchase Order | Pesan ke supplier | PURCHASING |
| 5 | Produksi / WO | Eksekusi di lantai pabrik | PRODUKSI, SMT, DPP, ANTIFOG, SPM |
| 6 | Finish Goods | Penerimaan barang jadi ke gudang | WAREHOUSE, FGM |
| 7 | Delivery Order | Pengiriman ke customer | WAREHOUSE, FGM, SALES |
| 8 | Invoice | Penagihan ke customer | SALES, FINANCE |
Fitur AI
Fitur AI Terintegrasi
OtosmartERP dilengkapi AI Assistant yang membantu di setiap tahap proses. AI bekerja sebagai asisten cerdas — memberikan saran yang dapat diterima, ditolak, atau dimodifikasi oleh pengguna.
AI Assistant (Chatbot)
Tersedia melalui menu AI Assistant → AI Chat:
- Tanya data: "Berapa total PO bulan ini?" → AI menjawab dari database
- Buat dokumen: "Buatkan invoice untuk PT ABC" → AI membantu proses pembuatan
- Penjelasan: "Bagaimana alur kerja delivery?" → AI menjelaskan proses
- Personal: AI mengingat preferensi dan konteks percakapan Anda
Contoh Pertanyaan ke AI
| Kategori | Contoh Pertanyaan |
|---|
| Master Data | Bagaimana cara menambah data supplier baru? |
| User & Akses | Cara membuat akun user baru? Cara mengatur hak akses? |
| Pembelian | Bagaimana alur PO sampai penerimaan barang? |
| Produksi | Bagaimana input hasil produksi harian? |
| Pergudangan | Cara melakukan stock opname? |
| Quality | Bagaimana proses inspeksi barang masuk? |
| Pengiriman | Bagaimana alur pengiriman barang ke customer? |
| Konfigurasi | Cara mengubah pengaturan global sistem? |
AI Dashboard (Risk Cards)
Menu AI Assistant → AI Dashboard menampilkan kartu risiko otomatis:
| Kartu | Keterangan |
|---|
| 🔴 Production Risk | Work Order yang terlambat dari jadwal |
| 🟠 Material Shortage | Material di bawah safety stock dengan produksi pending |
| 🟡 Delivery Risk | Pesanan mendekati/melewati tanggal kirim |
| 🔵 Payment Risk | Invoice overdue, dikelompokkan per tier |
Kartu risiko hanya muncul sesuai hak akses modul pengguna. Jika tidak punya akses Delivery, kartu Delivery Risk tidak muncul.
Tahap 1
Forecast (Perkiraan Permintaan)
Dikerjakan oleh: Group SALES / PPIC
Forecast adalah pencatatan perkiraan permintaan customer di masa depan. Data ini digunakan sebagai acuan perencanaan produksi sebelum Sales Order resmi diterima.
Cara Membuat Forecast
1
Buka menu Sales → Forecast
2
Klik tombol "Tambah Forecast"
3
Isi data berikut:
| Field | Keterangan |
|---|
| Customer | Pilih nama customer |
| Tanggal | Tanggal perkiraan permintaan |
| Produk | Ketik kode produk (muncul saran otomatis) |
| Jumlah | Estimasi jumlah yang akan dipesan |
Satu forecast bisa berisi beberapa baris item. Sistem otomatis menghitung kebutuhan komponen assembly berdasarkan BOM.
Mengubah / Menghapus Forecast
- Klik langsung pada data forecast di tabel untuk mengubah.
- Pilih data lalu klik tombol Delete untuk menghapus.
🤖 AI: Prediksi Forecast Otomatis
AI memprediksi jumlah forecast berdasarkan data historis pesanan 12 bulan terakhir.
1
Saat membuat forecast, klik tombol "🤖 AI Suggest" di samping field Jumlah
2
AI menganalisis pola pesanan customer-item tersebut
3
Muncul saran jumlah beserta confidence level
4
Pilih: Terima, Tolak, atau Modifikasi jumlah yang disarankan
Syarat: Minimal 3 bulan data historis pesanan untuk customer-item tersebut.
Fallback: Jika AI tidak tersedia, sistem menggunakan rata-rata pergerakan 6 bulan terakhir (moving average).
🤖 AI: Deteksi Anomali Forecast
AI mendeteksi forecast yang menyimpang signifikan dari pola normal (>2 standar deviasi).
1
Klik tombol "Deteksi Anomali" di halaman Forecast
2
Sistem menampilkan daftar forecast yang terdeteksi anomali
3
Informasi yang ditampilkan:
| Info | Keterangan |
|---|
| Deviation Factor | Seberapa jauh penyimpangan dari rata-rata |
| Direction | Di atas (above) atau di bawah (below) rata-rata |
Tahap 2
Sales Order (Pesanan Resmi dari Customer)
Dikerjakan oleh: Group SALES
Sales Order (SO) adalah pesanan resmi yang diterima dari customer. Dokumen ini menjadi dasar seluruh proses produksi dan pengiriman.
Cara Membuat Sales Order
1
Buka menu Sales → Sales Order
3
Pilih Customer dari dropdown
4
Isi detail pesanan (bisa lebih dari satu baris):
| Field | Keterangan |
|---|
| SO Date | Tanggal SO diterima |
| Div Date | Tanggal pengiriman yang diminta customer |
| User | PIC / contact person di customer |
| PO No. | Nomor PO dari customer (referensi) |
| Item | Produk yang dipesan |
| Hourly | Tipe hourly (jika berlaku) |
| Quantity | Jumlah pesanan |
5
Klik OK → Konfirmasi → SO tersimpan
🤖 AI: OCR PO Customer
AI membaca gambar/foto PO dari customer dan mengekstrak data secara otomatis.
1
Klik tombol "🤖 Scan PO" di halaman Create SO
2
Upload foto/scan PO customer (JPEG, PNG, atau PDF, maks 10MB)
3
AI membaca dan mengekstrak: nomor PO, tanggal, item, quantity
4
Data otomatis terisi di form — review dan koreksi jika perlu
Mendukung PDF multi-halaman (hingga 20 halaman). Format PDF lebih disarankan daripada foto untuk hasil terbaik.
Status SO
| Status | Arti |
|---|
| 🟢 Active | SO baru, belum selesai dikirim |
| 🔵 Closed | Semua item sudah dikirim |
| 🟣 Invoiced | Sudah dibuatkan invoice |
Aksi Lain
- Membuat SO dari Forecast: Bisa dibuat langsung dari data forecast tanpa input ulang.
- Melihat Detail: Klik icon 👁 pada baris SO.
- Menghapus: Centang SO → "Delete SO" (hanya SO Active).
- Export: Klik "Export" → pilih rentang tanggal.
Tahap 3
Production Plan (Perencanaan Produksi)
Dikerjakan oleh: Group PPIC / PPIC SMT
PPIC menentukan kapan, di line mana, dan berapa jumlah yang diproduksi setiap hari berdasarkan Sales Order yang sudah masuk.
Langkah 1: Tambahkan SO ke Planning
1
Buka menu Planning → Production Plan
2
Klik "Add Order" — muncul daftar SO yang belum di-plan
3
Centang SO yang akan dimasukkan ke jadwal produksi
4
Klik Submit — SO muncul di grid perencanaan
Langkah 2: Isi Jadwal Produksi
1
Pada halaman Production Plan, tampil tabel grid: baris = Line/Item/PO, kolom = tanggal
2
Isi jumlah yang akan diproduksi per hari di setiap cell
Setelah disimpan, sistem otomatis: membuat Work Order (WO) dengan nomor unik, menghitung kebutuhan material berdasarkan BOM, dan membuat daftar material yang perlu dibeli.
🤖 AI: Saran Jadwal Produksi Otomatis
AI menghasilkan jadwal produksi optimal berdasarkan order pending, kapasitas line, dan ketersediaan material.
1
Klik tombol "🤖 AI Suggest Plan"
2
AI menganalisis:
- Order pending (delivery date dalam 30 hari ke depan)
- Kapasitas harian setiap line produksi
- Item yang diizinkan per line
- Stok saat ini & ketersediaan material (BOM)
3
AI menghasilkan jadwal berupa daftar WO:
| Info | Keterangan |
|---|
| Line | Line produksi yang disarankan |
| Item | Produk yang diproduksi |
| Date | Tanggal produksi |
| Quantity | Jumlah yang diproduksi |
| Shift | Shift kerja |
4
Review → Terima untuk menerapkan ke grid, atau Modifikasi manual
Validasi otomatis:
- AI tidak menjadwalkan item di line yang tidak sesuai
- Quantity dibatasi oleh kapasitas harian line
- Tidak menjadwalkan melewati tanggal delivery
Fallback: Penjadwalan FIFO berdasarkan prioritas delivery date, dengan pengelompokan item yang sama di hari berurutan.
Tahap 4
Pembelian Material (Material Requirement → PO)
Dikerjakan oleh: PPIC (Requirement) dan PURCHASING (PO)
Setelah Production Plan dibuat, sistem otomatis menghitung kebutuhan material. PPIC membuat Purchase Request untuk material yang perlu dibeli.
Cara Membuat Purchase Request
1
Buka menu Planning → Material Requirement
2
Tampil daftar material yang dibutuhkan (nama, model, tanggal plan, line, stok, qty needed)
3
Centang material yang akan di-request
5
Isi Request Date, Note, review item & qty
6
Klik OK → Request tersimpan
🤖 AI: Saran Pembelian Otomatis
1
Klik "🤖 AI Suggest Purchase"
2
AI menghitung: Kekurangan = (komponen × plan_qty) - stok - pending_PO
3
Untuk setiap material yang kurang, AI merekomendasikan:
| Info | Keterangan |
|---|
| Item | Material yang perlu dibeli |
| Quantity | Jumlah yang disarankan |
| Supplier | Supplier yang direkomendasikan |
| Delivery Date | Tanggal pengiriman yang disarankan |
| Reason | Alasan pemilihan supplier |
🤖 AI: Rekomendasi Supplier
1
Saat memilih supplier, klik "🤖 Recommend Supplier"
2
AI menghitung skor berdasarkan 3 kriteria:
| Kriteria | Bobot | Keterangan |
|---|
| On-time Delivery | 40% | Persentase PO tepat waktu (12 bulan) |
| Kualitas (IQC) | 30% | 1 - reject rate dari inspeksi |
| Harga | 30% | Semakin murah, skor semakin tinggi |
3
Ditampilkan Top 3 supplier dengan skor & breakdown
Syarat: Supplier minimal 3 PO selesai dalam 12 bulan terakhir.
🤖 AI: Deteksi Anomali Harga
- Saat input harga di PO, sistem otomatis mengecek anomali.
- Jika harga menyimpang >20% dari median 12 bulan → muncul peringatan.
- Info: harga input vs median historis, persentase penyimpangan, jumlah data historis.
Cara Generate Purchase Order ke Supplier
1
Buka menu Purchasing → Purchase Request
2
Centang request yang akan dibuatkan PO
4
Pilih Supplier untuk masing-masing item
5
Klik OK → PO otomatis dibuat (nomor PO otomatis, harga dari data supplier)
Tahap 5
Produksi (Eksekusi di Lantai Pabrik)
Dikerjakan oleh: Group PRODUKSI / SMT / DPP / ANTIFOG / SPM
Work Order (WO) adalah perintah kerja produksi yang berisi informasi item yang harus diproduksi, jumlah target, dan jadwalnya.
Melihat Daftar Work Order
1
Buka menu Production → Work Order
2
Tampil daftar WO dengan kolom:
| Kolom | Keterangan |
|---|
| WO No. | Nomor Work Order |
| Date | Tanggal produksi |
| Line | Line produksi |
| Item | Produk yang diproduksi |
| SO No. | Nomor Sales Order |
| Customer | Nama customer |
| Plan | Target produksi |
| Actual | Hasil aktual |
| Remains | Sisa yang belum diproduksi |
| Status | Ready / Running / Paused / Finish |
Mengatur Shift & LOT Number
1
Klik icon 🔧 (Build) pada WO
Input Hasil Produksi (Per Jam)
1
Klik icon ⏱ (Schedule) pada WO
2
Tampil form per jam kerja sesuai shift:
| Kolom | Keterangan |
|---|
| Hour | Jam kerja (misal: 08:00 - 09:00) |
| Quantity | Jumlah hasil produksi jam tersebut |
| Note | Catatan (jika ada masalah) |
3
Isi jumlah aktual per jam → Klik OK
🤖 AI: Monitoring Produksi Real-time
AI memantau progress WO yang sedang berjalan dan memberikan peringatan dini.
1
Buka AI Assistant → Production Monitor atau klik "🤖 Monitor" pada WO Running
2
AI menampilkan:
| Info | Keterangan |
|---|
| Completion % | Persentase penyelesaian (aktual / target × 100) |
| Actual Rate | Output per jam kerja aktual |
| Planned Rate | Target output per jam |
| Projected Finish | Estimasi waktu selesai berdasarkan rate aktual |
Alert otomatis:
- ⚠️ Rate Deviation: Output rate >15% di bawah target
- ⚠️ Threshold Alert: Output aktual <80% dari target
🤖 AI: Klasifikasi Defect dari Foto
1
Buka AI Assistant → Classify Defect
2
Upload foto produk cacat (JPEG/PNG)
3
AI mengklasifikasikan jenis defect, tingkat keparahan, dan rekomendasi tindakan
Aksi Lain di Produksi
- Print WO: Klik icon 🖨 → cetak dokumen WO.
- Print Total WO: Klik "Total WO" → pilih rentang tanggal.
- Request Material ke Gudang: Menu Production → Request Material → masukkan WO No. → sistem tampilkan material BOM → sesuaikan qty → OK.
- Pencatatan NG: Menu Production → NG → catat item reject + jumlah + alasan.
Tahap 6
Finish Goods (Penerimaan Barang Jadi ke Gudang)
Dikerjakan oleh: Group WAREHOUSE / FGM
Setelah produksi selesai, barang jadi harus dicatat masuk ke gudang Finish Goods agar bisa dikirim ke customer.
Cara Mencatat Finish Goods
1
Buka menu Warehouse → Finish Goods
3
Masukkan WO No. — sistem menampilkan detail produksi
4
Isi form:
| Field | Keterangan |
|---|
| Date | Tanggal penerimaan barang jadi |
| WO No. | Otomatis terisi |
| Item | Produk (otomatis) |
| Placement | Pilih lokasi penyimpanan di gudang |
| Sender | Nama pengirim/operator |
| Note | Catatan tambahan |
5
Review detail per jam — sesuaikan jumlah (tidak boleh melebihi hasil aktual)
6
Klik OK → Barang tercatat masuk gudang
Setelah semua hasil produksi masuk gudang dan memenuhi quantity pesanan, status order otomatis berubah menjadi "Ready" untuk dikirim.
🤖 AI: Rekomendasi Penempatan Gudang
1
Saat memilih Placement, klik "🤖 AI Suggest"
2
AI menganalisis:
- Tipe item: Mencocokkan dengan blok yang menyimpan item sejenis
- Kapasitas tersedia: Blok dengan ruang kosong diprioritaskan
- Kedekatan pengiriman: Blok berisi item jadwal kirim 7 hari (efisiensi picking)
3
AI menampilkan Top 3 rekomendasi blok:
| Info | Keterangan |
|---|
| Block Name | Nama gudang > nama blok |
| Available Capacity | Kapasitas tersedia |
| Reason | Alasan rekomendasi |
4
Pilih blok yang diinginkan
Fallback: Skor gabungan: kapasitas (50%), item sejenis (30%), kedekatan pengiriman (20%).
Tahap 7
Delivery Order (Pengiriman ke Customer)
Dikerjakan oleh: Group WAREHOUSE / FGM / SALES
Melihat Order Siap Kirim
1
Buka menu Delivery → Outstanding
2
Tampil daftar pesanan siap kirim:
| Kolom | Keterangan |
|---|
| Customer | Nama customer |
| SO No. | Nomor Sales Order |
| Div Date | Tanggal pengiriman diminta |
| Item | Kode & nama produk |
| Quantity | Jumlah pesanan |
| Finish Goods | Stok tersedia di gudang FG |
| Remains | Sisa belum tersedia |
| Status | Ready / Sent |
Cara Membuat Delivery Order
1
Centang pesanan yang akan dikirim (hanya yang punya stok di FG)
3
Isi form:
| Field | Keterangan |
|---|
| Date | Tanggal pengiriman |
| Courier | Pilih jasa pengiriman/ekspedisi |
4
Review detail per item: qty yang dikirim (tidak boleh melebihi stok), pilih lokasi gudang asal (From)
5
Klik OK → Konfirmasi → DO dibuat
Sistem otomatis: membuat nomor DO, mengurangi stok gudang, update status pesanan. Jika semua item SO sudah terkirim, SO otomatis Closed.
🤖 AI: Pengelompokan Pengiriman Otomatis
1
Klik "🤖 AI Group Delivery"
2
AI mengelompokkan berdasarkan:
- Customer sama + alamat tujuan sama
- Tanggal pengiriman dalam jarak 2 hari kalender
3
Pilih grup yang disetujui → buat DO sekaligus
🤖 AI: Rekomendasi Kurir
1
Klik "🤖 Recommend Courier"
2
AI menghitung skor:
| Kriteria | Bobot | Keterangan |
|---|
| Destination Match | 30% | Pernah kirim ke area yang sama |
| Weight Capability | 20% | Pernah menangani berat serupa |
| On-time Rate | 30% | Persentase tepat waktu (90 hari) |
| Cost | 20% | Biaya yang kompetitif |
3
Pilih kurir dari daftar terurut skor tertinggi
🤖 AI: Penilaian Risiko Keterlambatan
1
Buka AI Assistant → Delivery Late Risk
2
AI menghitung risiko (0-100%) berdasarkan sisa hari, estimasi produksi, status saat ini:
| Status | Risiko |
|---|
| Finished (status 3) | 0% — barang sudah siap |
| Ready (status 2) | Dihitung dari sisa waktu produksi vs sisa hari |
| Overdue | 100% — melewati tanggal delivery |
3
Alert muncul jika risiko >70%
Tahap 8
Invoice (Penagihan ke Customer)
Dikerjakan oleh: Group SALES / FINANCE
Setelah barang dikirim, customer dibuatkan invoice untuk penagihan pembayaran.
Cara Membuat Invoice
1
Buka menu Sales → Invoice
2
Buat invoice berdasarkan DO yang sudah terkirim
3
Nomor invoice dibuat otomatis oleh sistem
4
Setelah dibuat, status SO berubah menjadi Invoiced
🤖 AI: Draft Invoice Otomatis
1
Klik "🤖 AI Draft Invoice"
2
AI mengumpulkan delivery yang sudah Sent tapi belum diinvoice
3
AI mengelompokkan per customer dan menghasilkan draft:
| Info | Keterangan |
|---|
| Customer | Nama customer |
| Items | Daftar item (nama, qty, harga, subtotal) |
| Total | Total nilai invoice |
| Source Deliveries | Nomor DO yang menjadi dasar |
4
Review → Terima atau Modifikasi
Invoice tidak dibuat otomatis — selalu memerlukan konfirmasi pengguna.
🤖 AI: Deteksi Anomali Invoice
1
Buka AI Assistant → Invoice Anomaly
2
AI membandingkan invoice 3 bulan terakhir vs rata-rata 12 bulan
3
Invoice ditandai anomali jika menyimpang >30%. Info: No. Invoice, Amount, Avg 12 bulan, Deviation %, Direction.
🤖 AI: Klasifikasi Risiko Pembayaran Customer
1
Buka AI Assistant → Payment Risk
2
AI menghitung rata-rata hari keterlambatan per customer dan mengklasifikasikan:
| Tier | Keterlambatan | Keterangan |
|---|
| 🟢 Low | 0–7 hari | Pembayaran relatif tepat waktu |
| 🟡 Medium | 8–30 hari | Perlu perhatian |
| 🔴 High | >30 hari | Risiko tinggi, perlu eskalasi |
🤖 AI: Saran Pesan Penagihan (Collection Reminder)
1
Pada invoice overdue, klik "🤖 Collection Reminder"
2
AI menentukan nada pesan berdasarkan lama keterlambatan:
| Lama Overdue | Nada | Isi |
|---|
| 7–14 hari | Friendly | Pengingat sopan |
| 15–30 hari | Firm | Tegas, minta konfirmasi rencana bayar |
| >30 hari | Escalation | Peringatan tindakan lanjut |
3
AI menghasilkan subject email + isi pesan — review & edit → kirim manual
Ringkasan
Status Pesanan
Status Item dalam SO
🔵 New → 🟡 Ready/Running → 🟢 Finished → ✅ Sent
| Status | Arti | Kapan Berubah |
|---|
| New | Pesanan baru masuk | Saat SO dibuat |
| Ready/Running | Sudah masuk jadwal produksi | PPIC menambahkan ke plan |
| Finished | Produksi selesai, barang di FG | Finish Goods dicatat |
| Sent | Sudah dikirim ke customer | DO dibuat |
Status SO Keseluruhan
| Status | Arti | Kapan Berubah |
|---|
| Active | Ada item belum selesai dikirim | Saat SO dibuat |
| Closed | Semua item sudah dikirim | Otomatis saat semua Sent |
| Invoiced | Sudah dibuatkan invoice | Saat invoice dibuat |
Tips & FAQ
Tips & Catatan Penting
Tips Umum
Nomor dokumen otomatis
Semua nomor (WO, PO, DO, Invoice) dibuat otomatis oleh sistem. Tidak perlu diisi manual.
BOM (Bill of Materials)
Pastikan data BOM/komponen produk sudah lengkap di Master Data agar perhitungan material otomatis berjalan benar.
Stok real-time
Stok di sistem diupdate secara real-time setiap ada transaksi masuk/keluar.
Tidak bisa kirim tanpa stok
Sistem tidak mengizinkan pembuatan DO jika stok di gudang Finish Goods tidak mencukupi.
LOT Number
Selalu isi LOT number saat produksi untuk traceability jika ada masalah kualitas.
Hari libur
PPIC bisa mengatur hari libur di Master Data → Holidays agar tidak dijadwalkan produksi di hari tersebut.
Multi-line
Satu item bisa diproduksi di beberapa line sekaligus. Sistem membagi quantity ke line yang tersedia.
Assembly
Item assembly otomatis di-breakdown. Setiap komponen dijadwalkan produksinya secara terpisah.
Tips Penggunaan AI
AI adalah asisten, bukan pengganti
Semua saran AI harus di-review sebelum diterapkan. Tidak ada aksi otomatis tanpa konfirmasi.
Confidence level
Perhatikan tingkat keyakinan AI. Saran dengan confidence rendah perlu review lebih teliti.
Fallback otomatis
Jika layanan AI tidak tersedia (API key belum diisi, server down), sistem menggunakan logika rule-based sebagai pengganti.
Feature toggle
Setiap fitur AI bisa diaktifkan/dinonaktifkan oleh admin melalui Administration → AI Configuration.
Data historis minimum
Semakin banyak data historis, semakin akurat. Minimal 3 bulan untuk forecast, 3 PO untuk supplier scoring.
Keamanan AI
AI hanya membaca data (SELECT), tidak bisa mengubah/menghapus. Semua aksi tulis memerlukan konfirmasi pengguna.
Hak akses
Fitur AI mengikuti hak akses modul pengguna. Tidak punya akses modul = AI tidak bisa akses data modul tersebut.
OCR PO — tips terbaik
Pastikan foto/scan PO jelas, tidak blur. Format PDF lebih disarankan. Maks 10MB, hingga 20 halaman.